¿Cómo le irá a mi empresa el próximo año? Sin duda es una de las preguntas que todo negocio se hace cuando se acerca el cierre del curso. Son muchos los factores que influyen en la buena marcha de una empresa y, conocerlos con antelación, hará más sencilla la toma de medidas y decisiones acertadas.
Una de las formas de poder realizar esa estimación es el control presupuestario. Pero, ¿cómo? La idea clave es la planificación. Es como cuando decides hacer un viaje: planificas la ruta principal, las alternativas, los atascos, el tiempo, las paradas, etc. En una organización sucede lo mismo, es necesario planificar, hacer un seguimiento, tener en cuenta los imprevistos, todo con el fin de corregir y tomar ruta más adecuada.
El control presupuestario puede resumirse en el compendio de todas aquellas actividades que se utilizan en una empresa para equilibrar el balance de ingresos y gastos. Y, ¿por dónde empiezo? Lo ideal es comenzar de menos a más, es decir, elaborar los presupuestos de los diferentes departamentos o ámbitos de actividad de la empresa, que servirán de base para la elaboración de un presupuesto mayor que los englobe a todos.
Este documento también servirá de guía para toda la actividad contable del año, así se ajustará a datos reales y fiables que permitirán realizar previsiones realistas y establecer objetivos de negocio reales. Te damos un consejo: empieza con un presupuesto sencillo, revisando los gastos e ingresos que se hicieron en años pasados. Incluye, además, una previsión de los incrementos, como la posibilidad de aumentos de salario del personal, aumento de las primas de seguros, entre otros.
Cuando ya tengas tu informe completo, es hora de comenzar las acciones que realmente van a conformar el control presupuestario: el seguimiento, así como registro, de la actividad que se está realizando, a fin de controlar las posibles desviaciones que se produzcan y corregirlas. Sigue la regla del 20/80, también conocida como “Ley de Pareto”, que establece que, «de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas».
5 razones para realizar un control presupuestario
- Conocerás mejor la composición de tus ingresos y gastos. Tendrás la posibilidad de comparar diferentes periodos y/o ejercicios, lo que te acercará de forma real a tus objetivos de negocio.
- Te ayudará a planificar la tesorería y evitar, o al menos anticipar, la escasez de efectivo.
- Mejorarás el resultado económico final. Al calcularlo con anticipación, podrás tomar medidas para corregirlo de forma continuada, es decir, tendrás flexibilidad a la hora de tomar decisiones. Las situaciones disruptivas aportan no siempre son negativas y aportan una nueva visión sobre cómo se deben afrontar ciertos gastos. El área financiera es algo vivo y debe adaptarse a las circunstancias del entorno.
- Te ayudará a conocer aún mejor tu organización, y cómo afecta su estructura y funcionamiento a los resultados finales.
- Cuando descubras su utilidad real, te preguntarás por qué has estado tanto tiempo sin él.
Recuerda, lo importante del control presupuestario es lo que te comentábamos al principio: el seguimiento. No solo se trata de anotar, sino de comparar cifras, de analizar los datos. Cruza la información del control presupuestario con el control de costes, de contabilidad, etc; gracias a herramientas analíticas y visuales como Power BI, que permiten a los directores financieros, reportar valor a la Alta Dirección.
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