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El entorno actual en el que nos encontramos está marcado por continuos cambios, en muchas ocasiones, en un plazo de tiempo muy corto. De ahí, que el directivo o gestor se encuentre con datos que están sufriendo constantemente distorsiones.

Esta información tan confusa puede venir de fuentes externas diversas, algunas relacionadas con el cumplimiento de distintas normativas y, también, debido a la ausencia de mecanismos de control que aseguren el rigor de la información, así como poca agilidad para la obtención de la esta.

Ante este panorama, el director financiero tiene, normalmente, dificultades a la hora de alinear los objetivos del área económico-financiera con la estrategia de la compañía, provocando procesos ineficientes y, por tanto, un aumento de los costes. Para dar solución a esta problemática, existe un mecanismo que todo negocio debe conocer: el control presupuestario.

Cómo hacer el control presupuestario de una empresa

El proceso a través del cual abordamos la información presupuestaria para, posteriormente, realizar un control presupuestario, debe venir marcado por tres elementos: el calendario, la responsabilidad de los usuarios y el flujo presupuestario.

Empezamos por desgranar la parte del calendario, que viene determinado por la fecha de inicio del proceso, de la estructura organizativa de la compañía, y la fecha de cierre, que nos servirá para validar el propio proceso presupuestario.

En la elaboración presupuestaria intervienen los responsables de cada área, segmentados por unidades de negocio y departamentos.

Todo el proceso está determinado por la responsabilidad de los usuarios, ya que en la elaboración de un presupuesto han de colaborar todas y cada una de las áreas de la empresa. Cada responsable de área va a manejar información financiera y no financiera, y esto hace posible la puesta en marcha del proceso de control presupuestario. Para ello, un factor clave es el diseño de la organización empresarial.

La estructura organizativa ha de estar clara y perfectamente definida, así como los centros de responsabilidad a nivel de las etapas del presupuesto que corresponda.

En el último paso, tenemos el seguimiento de la evolución del proceso : el flujo presupuestario. Es este flujo el que va a determinar el plan, definir los indicadores clave de desempeño, y permitir que los distintos departamentos hagan los informes de control y revisión.

control presupuestario en una empresa

El mecanismo de los flujos de información puede estar diseñado en dos direcciones:

  1. Un primer circuito enfocado desde el nivel máximo de responsabilidad. Para ello es imprescindible dibujar los siguientes elementos:
  • La corporación debe definir de forma clara y detallada las perspectivas a considerar desde diferentes ópticas: comercial, económica, financiera, etc.
  • Distribución y reparto de los objetivos a los distintos centros de negocio.
  • Marcar las propias estrategias del proceso presupuestario, por ejemplo, si es un proceso de presupuesto base cero, un rolling forecast, o mixto.
  • Definir claramente los procesos de planificación.
  1. Un segundo circuito enfocado de abajo hacia arriba, también llamado proceso presupuestario “ascendente”, con los siguientes pasos:
  • Revisión y negociación de los distintos presupuestos en cada uno de los centros de negocio. En esta fase se somete a aprobación el presupuesto al nivel jerárquico superior.
  • Revisión del presupuesto y posibilidad de rechazar el mismo.
  • Aprobación y ajuste por los distintos centros de negocio.
  • Consolidación de los distintos presupuestos para configurar un plan único de la corporación.

Este es un proceso en el que se verán afectadas todas las posibles operaciones internas presupuestadas.

En este tipo de operaciones del control presupuestario, la dificultad estriba en la estimación de posibles operaciones vinculadas, que pueden estar basadas en la realidad del propio ejercicio. Por otro lado, están las operaciones vinculadas que puedan tener lugar en el periodo y que van a ser objeto de las eliminaciones.

Así, para la consolidación de esta información, no solo usaremos los datos presupuestados, sino que también se incorporan  una serie de reglas basadas en las eliminaciones de operaciones que garanticen el rigor de la información. Todo esto se hace para que, a la hora de realizar el control presupuestario y analizar las desviaciones entre la información real y la presupuestada, obtengamos datos exactos y rigurosos que permitirán a los responsables de cada área actuar y decidir en consecuencia.

La culminación de todo este proceso es lo que se denomina control presupuestario, en el que se van a analizar los distintos indicadores definidos y su comparativa con la información real, en forma de datos y gráficos, con variables fácilmente identificables para proporcionar un mejor análisis.

Otra forma del control presupuestario es a partir de los propios informes o reporting presupuestario, teniendo en cuenta los centros de responsabilidad asignados en cada área.

Si necesitas realizar un control presupuestario en su empresa y no sabe por donde empezar, contacta con Outsourthink.

Fuente: Outsourthink & Revista Estrategia Financiera.