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En un entorno como en el que vivimos, apuntalado por multitud de normas, numerosos cambios en muy poco tiempo, procesos de información lentos y divididos, falta de comunicación interconectada entre las distintas áreas, …el dato que maneja el responsable de turno, es un dato que ha sufrido distorsiones.

 

Estas distorsiones pueden tener origen en el output de información, o en variaciones debidas al cumplimiento de las distintas normativas, la gran complejidad y diversidad de las distintas normas y también en muchos casos pueden ser debidas a la ausencia de mecanismos de control para asegurar el rigor de la información con la generación de riesgos potenciales, o bien a la falta de agilidad para la obtención de la información. Con este panorama, los objetivos del responsable financiero están difícilmente alineados con la estrategia y con la compañía, y ello provoca un aumento de los costes financieros como consecuencia de procesos ineficientes e ineficaces, que podríamos atajar con el Control Presupuestario.

ETAPAS DEL PRESUPUESTO

 El proceso por el cual abordamos la información presupuestaria, y realizamos posteriormente un control presupuestario, es un proceso que debe venir marcado por tres elementos: el calendario, la responsabilidad de los usuarios y el flujo presupuestario.

La definición del calendario acerca de la información presupuestaria viene determinada por la fecha de inicio del proceso, siempre en función de la estructura organizativa, y la fecha de cierre para validar el propio proceso presupuestario.

La elaboración presupuestaria es una sucesión interactiva de elementos del presupuesto, en la que intervienen los responsables de cada área, segmentados por ejemplo en la dirección, las unidades de negocio y los distintos departamentos.

En la elaboración de un presupuesto han de colaborar todas y cada una de las áreas implicadas en el proceso presupuestario. Cada responsable va a manejar información financiera y no financiera, y es la intervención de las distintas áreas, lo hace posible la puesta en marcha del proceso presupuestario. Para ello, un factor clave es el diseño de la organización empresarial.

La estructura organizativa ha de estar clara y perfectamente definida, así como los centros de responsabilidad a nivel de los procesos y/o de las etapas del presupuesto que corresponda y por último la implicación y  seguimiento de la evolución del proceso presupuestario El flujo presupuestario como el contenido de la información presupuestaria, es el que va a determinar

el plan presupuestario, los indicadores definidos, los informes de control, y su revisión por departamentos para la validación del mismo.

El mecanismo de los flujos de información puede estar diseñado en dos direcciones:

  1. Un primer circuito enfocado desde el nivel máximo de responsabilidad, por ejemplo a los distintos centros de negocio. Es un circuito también denominado “descendente” donde a partir de la corporación se llega a los niveles de mínima responsabilidad en la pirámide dibujada de los centros de información a los que les afecta el proceso presupuestario.

Para ello es imprescindible dibujar los siguientes elementos:

  • La corporación debe definir de forma clara y detallada las perspectivas a considerar desde la

óptica comercial, económica, financiera, patrimonial… etc.

  • Distribución y reparto de los objetivos a los distintos centros de negocio a partir de las áreas

de responsabilidad.

  • Marcar las propias estrategias del proceso presupuestario, si es un proceso de presupuesto

base cero, o de rolling forecast, o mixtos…

  • Definir claramente los procesos de planificación.

 

  1. Un segundo circuito enfocado de abajo hacia arriba de la corporación se plantea el proceso invertido, también llamado proceso presupuestario “ascendente” con los siguientes pasos:

 

  • Revisión y negociación de los distintos presupuestos en cada uno de los centros de Negocio.

En esta fase se somete a aprobación el presupuesto al nivel jerárquico superior.

  • Revisión del presupuesto y posibilidad de rechazar el mismo.
  • Aprobación y ajuste por los distintos centros de negocio.
  • Aprobación, ajuste, y sometimiento del presupuesto a aprobación por los distintos sub -centros de Negocio.
  • Aprobación, ajuste, y sometimiento del presupuesto a aprobación por los centros de negocio.
  • Consolidación de los distintos presupuestos para configurar un plan único de la corporación.

Este es un proceso en el que se verán afectadas todas las posibles operaciones internas presupuestadas.

Ello implica que será necesario realizar todas las operaciones de eliminación entre unidades o centros de negocio en el grupo y poder presentar el presupuesto limpio y sin operaciones vinculadas. En este tipo de operaciones la dificultad estriba en la estimación de la posible operación vinculada, que puede estar basada probablemente en la realidad del propio

ejercicio y en las operaciones vinculadas que puedan tener lugar en el periodo y que van a ser objeto de las eliminaciones.

Lo que se denomina la consolidación de esta información, no consiste en la sola agregación de los datos presupuestados, ha de incorporar una serie de reglas basadas en las eliminaciones de operaciones que garanticen el rigor de la información llamada consolidada. Y con ello soporten el proceso a la hora de realizar el control presupuestario y analizar las desviaciones entre la información real y la presupuestada, para poder obtener una información exacta y rigurosa que permitirá a los responsables actuar y decidir en consecuencia.

La culminación del proceso viene determinada por el control presupuestario, proceso en el que se van a analizar los distintos indicadores definidos en el presupuesto y su comparativa con la información real, en forma de datos y en forma de gráficos, con variables fácilmente identificables para proporcionar un mejor análisis. Otra forma del control presupuestario es a partir de los propios informes o reporting presupuestario, teniendo en cuenta los centros de responsabilidad asignados en cada área.

Fuente: Elaboración Propia & Revista Estrategia Financiera.