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Las cuentas anuales es un documento que forma parte del Plan General de Contabilidad de Pymes. Es un informe financiero anual, aunque se presenta en varios plazos que debes tener controlados en tu organización.

¿Qué tipo de empresas tiene que presentar las cuentas anuales? Realmente, todas salvo algunos autónomos y sociedades no mercantiles, todas las compañías tienen que presentar las cuentas anuales.

Y ¿qué recogen? Las cuentas anuales son, básicamente, un resumen de toda la actividad de tu negocio y una garantía de transparencia para socios, proveedores, clientes y entidades bancarias. Están formadas por cinco documentos que deben ser depositados en el Registro Mercantil en un plazo máximo de tres meses una vez se cierra el ejercicio. Hay que tener en cuenta que durante el año en curso se presentarán las cuentas anuales del ejercicio anterior, es decir, en 2022 se depositarán las del 2021.

A continuación, desgranamos los documentos que forman parte de las cuentas anuales.

Documentos para elaborar las cuentas anuales

Existen cinco documentos que debes presentar y que, en su conjunto, son los que representan las cuentas anuales de una pyme. Son:

  1. Balance de situación: refleja los datos financieros de la empresa en un momento dado y se mide poniendo en relación el Activo (bienes, patrimonio, derechos de cobro de facturas pendientes, etc.), el Pasivo (obligaciones y deudas pendientes) y el Patrimonio Neto (fondos propios o fuentes de financiación no exigibles).
  2. Cuenta de pérdidas y ganancias: es el documento que aporta información sobre el resultado económico durante el ejercicio que se está analizando. También llamada cuenta de explotación o cuenta de resultados, ya que refleja el resultado contable entre la diferencia de ingresos y gastos.
  3. Estado de cambios en el Patrimonio Neto: es el que recoge cualquier cambio, como su nombre indica, en el Patrimonio Neto de la organización, como reparto de dividendos, resultados de ejercicios anteriores, ampliaciones de capital, etc. En definitiva, es una compilación de operaciones que se han llevado a cabo durante el ejercicio fiscal pero que no influyen en los resultados.
  4. Estado de flujos de efectivo: es el que da muestra sobre los movimientos de efectivo (cash) y sus variaciones.
  5. Memoria: este informe final es el que recoge todos los datos adicionales que se quieran incluir, además de hacer de “resumen” de todos los eventos sucedidos durante el ejercicio y su impacto en el aspecto económico-financiero.

Los plazos legales de presentación de toda esta documentación son:

  • Elaboración y formulación de las cuentas anuales: 31 de marzo del año siguiente, en este caso, sería de 2022, es decir, tres meses posteriores al cierre.
  • Legalización de los libros contables (libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales): hasta el 30 de abril de 2022 (cuatro meses después del cierre).
  • Aprobación de las cuentas anuales por la Asamblea General: hasta el 20 de junio de 2022 (seis meses posteriores al cierre).
  • Depósito: hasta el 30 de julio de 2021.

Todos estos documentos son obligatorios para las empresas cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre.

Hasta este año, se podían presentar como cuentas anuales las del año anterior, es decir, que si finalizaban los plazos y no se había llevado a cabo el depósito, no se llevaba a cabo ningún tipo de sanción. Sin embargo, el  Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas en su Disposición adicional undécima habla del Régimen sancionador del incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas, determinando que:

“a) La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.

b) En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.

c) En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento”.

Plazos, novedades y documentacion de las cuentas anuales

Sin embargo, como casi siempre, hay excepciones a cada regla. Existe la posibilidad de utilizar los modelos antiguos para los ejercicios económicos iniciados con anterioridad al 1 de enero de 2020, o cuando la aprobación y depósito de las cuentas anuales se haya realizado con anterioridad a la entrada en vigor de esta nueva ley. Es decir, para el siguiente periodo impositivo, será de obligado cumplimiento para todos.

“Hoja Covid-19”, novedad para presentar las cuentas anuales

Además, como novedad, se ha establecido, por un lado, la denominada “Hoja COVID-19” (denominada CV en el modelo), que incluye la aportación de cierta documentación nueva:

  1. Medidas laborales adoptadas por la situación creada, como ERTES´s, motivo, duración, número de trabajadores afectados y número de plantilla previa. También se debe añadir el porcentaje de personal fijo afectado por el coronavirus.
  2. Avales ICO (Instituto de Crédito Oficial).
  3. Alquileres: datos relativos a alquileres a terceros a quienes se les concedió una moratoria o rebaja del alquiler; así como si los pequeños arrendadores han recibido algún tipo de ayuda pública.
  4. Moratorias hipotecarias y no hipotecarias: si ha estado acogido a alguna de estas dos modalidades.
  5. Ayudas públicas: datos relativos a plan que se acogió, organismo encargado y sistema de financiación, si ha sido un aval, moratoria, interés bonificado, etc.  
  6. Flexibilización y suspensión de suministros. 
  7. Medidas de apoyo al sector turístico.

Por otro lado, la implantación de un formato único para la presentación de la documentación de las cuentas anuales. En concreto, es un formato electrónico con base en la tecnología eXtensible Business Reporting Language o XBRL.

Por último, también se ha impuesto la obligatoriedad de publicar en el sitio web de la entidad el estado de información no financiera.

Para evitar imprevistos en la elaboración de las cuentas anuales de tu empresa, lo mejor es llevar un control a lo largo del año y saber, en todo momento y en tiempo real, cual es el estado de sus finanzas. Herramientas de Business Intelligence como Power BI de Microsoft, le permiten mantenerse al día de los KPI´s importantes de su negocio, facilitando la elaboración de este tipo de documentación, así como agilizando la toda de decisiones.

En Outsourthink nos encargamos de la dirección financiera de tu negocio, así como de implementar soluciones de analítica avanzada que te ayuden a llevar las riendas de tu organización. Para más información, contacte con nosotros.