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Normalmente, las empresas se dan cuenta de la importancia del control interno cuando se produce un desajuste o situación imprevista en la que no hay un plan de actuación. Esto ocurre en un alto porcentaje de empresas, siendo más común en las pymes.

Solucionar problemas o adversidades conforme se van presentando, es un error que puede costar caro a la Alta Dirección. Imagina por un momento que se produce un incumplimiento legal, un fraude asociado a información financiera errónea o malversación de activos. Sea como fuera, no importa el tamaño de la empresa, sino lo preparada que esté para subsanar de forma rápida y eficiente estas situaciones.

Y ¿cómo se consigue esto? Pues a través de un plan de Control Interno. El control interno es una “guía”, tanto de acciones como de actuaciones, que todo el personal de la compañía debe seguir para garantizar su buen funcionamiento. El objetivo es, según el Portal de Rendición de Cuentas,  “garantizar que la actividad económico-financiera de la entidad se adecua a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. […] Que pueden concretarse en tres aspectos:

  1. Verificar y asegurar el cumplimiento de la normativa legal (control de legalidad).
  2. Verificar el adecuado registro y contabilización de las operaciones realizadas y su fiel reflejo en las cuentas y estados contables, evitando el despilfarro y el fraude.
  3. Evaluar que tanto la actividad como los procedimientos se realizan de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, sometiendo a los distintos departamentos a una evaluación permanente de los niveles de rendimiento de los procesos”.

El “Manual de Control Interno” recoge las prácticas, procedimientos y marco legal por el que se debe regir el negocio, así como un mapa de riesgos y planes de actuación.

Por eso, y tal y como adelantábamos en un principio, el control interno no depende del tamaño de la organización, ya que se adapta a las características de cada una.

Queda clara su importancia, así como contar con planes de contingencia para actuar en caso de que fuera necesario. Pero ¿Cómo establezco un control interno y por dónde empiezo?

El primer paso es el de elaborar un “Manual de Control Interno”, que recoja todas las prácticas y procedimientos que se deben seguir, así como documentos de control de riesgos para las situaciones que pueden llegar a darse. Para ello, previamente se realiza lo que se conoce como un “mapa de riesgos”. En este manual también debe quedar reflejado la forma de dar seguimiento a los procesos y los reportes a realizar.

Control Interno financiero

Pongo como ejemplo un hotel. En él, se pueden dar muchas situaciones que lleven a la necesidad de tener un perfilado control interno: políticas de devoluciones, cobros y pagos de reservas, régimen de los trabajadores, normativa legal sobre seguridad, etc. Contar con un documento en el que se recojan todas estas actuaciones ayuda a prevenir situaciones fraudulentas en un futuro.

¿Qué operaciones son en las que debe poner el foco tu empresa para hacer un Control Interno? Entre otras:

  • Revisión semanal o quincenal (dependiendo del volumen de tu compañía) de conciliaciones bancarias.
  • Balance de caja: registro documentado del flujo de dinero, es decir, de las entradas y salidas durante un tiempo determinado. Con esto se determina la solvencia.
  • Revisión de cuentas por cobrar, controlando los cobros y depósitos bancarios, tanto de los clientes nacionales como extranjeros (en caso de que los hubiera).
  • Proveedores: revisión periódica de facturas, registro del pasivo en libros contables, control de los requisitos fiscales, revisión del estado de cheques, etc.

El segundo paso es el del conocimiento y formación: todos los empleados deben conocer los procedimientos y las políticas de empresa, así como debe haber más de un trabajador en la realización de los procesos.

Siguiendo el ejemplo del hotel, nos vamos al registro y cobro de una reserva. Cuando dos o más empleados intervienen en las diferentes fases, se evita en mayor medida que se cometa un fraude, ya que todos los empleados que intervienen actúan de “controller” entre ellos.

El tercer paso es el de contar con una persona, o equipo, que se encargue de realizar el seguimiento exhaustivo, así como reporte a la Alta Dirección, de los procesos del Control Interno. Normalmente, se contrata a un auditor externo, aunque puede designar que cada departamento ejerza su propio control.

En este caso, Outsourthink se encarga de elaborar un Plan Financiero que, además de mejorar la eficiencia y viabilidad de la empresa, garantice el estricto cumplimiento normativo y legal vigente, así como un reporte constante a la gerencia.

La importancia del Control Interno no se limita a verificar que se llevan a cabo las operaciones y procesos, sino la forma en las que estas se ejecutan. Para mantener un equilibrio y la solvencia del negocio, hay que estar al día de todo lo que se hace en él, así como el marco normativo-legal en el que se mueve.

¿Quieres empezar a controlar tu empresa? Contacta con nosotros.