Tan importante es conocer las recomendaciones a seguir para que tu negocio vaya adelante, como los errores principales que se suelen cometer. De hecho, alrededor de un 70% de las nuevas empresas o startups no superan los dos años de vida en funcionamiento, siendo el motivo principal una mala consecución de decisiones internas que acaba afectando a la gestión de una pyme.
El director financiero tiene que conocer el negocio y contar con la información suficiente para poder establecer la mejor estrategia a seguir, y algo parece estar claro: los consejos son a modo general y hay que adaptarlos al funcionamiento específico de cada compañía. Aquí, valga la redundancia, no vale el “todo vale”.
Por eso, antes de aventurarme a dar consejos sobre lo que hay que hacer, voy a enumerarte los principales errores que debes evitar en la gestión de una pyme (siempre desde mi experiencia como director financiero).
5 errores que se cometen en la gestión de una pyme
>> Usar hojas de cálculo en Excel u otra herramienta para controlar las finanzas.
Es cierto que, en pequeñas y medianas empresas, y sobre todo si se encuentran en los inicios del recorrido del negocio, no se plantean adquirir programas específicos para controlar las finanzas. Y las hojas de cálculo son una alternativa muy rentable, “fácil” de usar (si conoces las reglas y fórmulas te abrirán un mundo) y a mano de todo empresario.
Pero te recomiendo que en cuanto afiances y encamines la empresa, o cuando detectes que esté creciendo, por ejemplo, te decidas a sopesar adquirir una herramienta o software específico, sobre todo para la tesorería.
Además, si ya cuentas con un equipo de trabajo, podrás evitar errores manuales e incluso te permitirá colaborar varios miembros a la vez, lo que facilitará la interconexión entre las áreas del negocio, ahorrando tiempo y mejorando la toma de decisiones.
>> Descontrol en las entradas y salidas de dinero (lo que se conoce como ‘flujo de caja’).
El control del flujo de caja es imprescindible para mantener la buena salud financiera de una empresa, ya que puede provocar un desconocimiento de la liquidez real con la que se cuenta.
Y esto es un error fatal, ya que no te permitirá poder hacer estimaciones de entradas y salidas de dinero para asegurar los cobros y pagos y desestabilizará los balances. Evidentemente, y más si se trata de tu propio negocio, no es algo que se haga a propósito, pero es fruto de una mala organización, así como de soluciones que te permitan tener al día estos datos (como un software específico, tal y como he comentado en el punto anterior).
Así que, si empiezas a notar que esto ocurre, ponle remedio cuanto antes o contrata a un experto financiero para que te ayude a poner al día el flujo de caja.
>> Falta de previsión y no presentación de impuestos.
Todos sabemos que hay que pagar impuestos, pero saber cuándo es lo importante. Tanto para ti, a nivel profesional (si eres autónomo o un trabajador por cuenta ajena), como para tu empresa, es muy importante que tengas un calendario en el que se recojan las distintas presentaciones de impuestos y datos de obligado cumplimiento.
Desde el IVA, el Impuesto de Sociedades y los balances contables anuales, hazte con un listado de todos los modelos que tienes que presentar y así podrás preparar toda la información necesaria, así como tener previsto los pagos.
Con esta acción, evitarás el pago de multas y sanciones, un gasto extra que nunca viene bien asumir.
>> Diversificación antes que consolidación.
Crecer siempre es bueno, ¿no? Sí y no. Sí, porque es un indicativo de que tu negocio va por buen camino y no, porque hay que estar preparado para ese crecimiento y «prestar especial atención a los pasos que hay que dar en ese momento».
Te digo esto, y entrecomillo la última frase, porque es importante que entiendas una cosa: antes de empezar a diversificar tu negocio, es decir, entrar en otros mercados o desarrollar nuevos productos, debes asentar lo que ya tienes.
Tanto si es un producto físico como un servicio, si ya tienes tus primeros clientes, sería interesante poder fidelizarlos, así como invertir los beneficios en aumentar el inventario, por ejemplo. Así que, recuerda: consolidación antes que diversificación.
>> No tener definidos ni estandarizados los procesos.
El funcionamiento de los procesos financieros suele ser siempre el mismo, por lo que podemos definirlos como previsibles. Esto permite tener un mayor control sobre ellos y, además, poder estandarizarlos.
Gracias a esto, se evitarán muchos errores, pérdidas de información y se ganará tiempo. Sistematizar un proceso no es algo difícil, pero es recomendable que un profesional se haga cargo de ellos, ya que los identificará, clasificará y normalizará.
Te pongo un ejemplo: los gastos derivados de dietas. Normalmente, el trabajador acumula los tickets, los manda escaneados por email (en algunas organizaciones incluso se meten en un sobre y se pasa directamente al departamento de contabilidad), después la persona encargada los recibe, los contabiliza, se aprueban y se reembolsa al empleado.
En este flujo de tareas, puede ocurrir que al trabajador se le olvide adjuntar un ticket y envíe más de un email o que uno de los gastos no es reembolsable, lo que provoca “atascos” en este proceso y que el reembolso no se haga cuando se haya estipulado (con la siguiente nómina o de forma trimestral).
Contar con una estandarización de este proceso (procedimiento, personas encargadas de la gestión, plazos y reembolso) agilizará el trámite y reducirá los tiempos de gestión de una pyme.
Importancia de contar con un director financiero externo
Como ya te he adelantado al principio, tan importante es saber lo que tienes que hacer, como lo que no. Estos consejos se pueden aplicar a cualquier pyme o startup, pero seguro que en tu día a día te encontrarás con escenarios que no habías previsto.
Por ello, siempre es recomendable contar con el asesoramiento de un experto financiero para llevar una buena gestión de tu empresa. Si no puedes contratarlo de forma interna, puedes optar por la figura del CFO o director financiero externo. Si estás interesado en saber más, contacta con nosotros sin ningún tipo de compromiso.