La tecnología ha permitido que cada vez sean más las empresas que implementan programas de gestión, así como otras soluciones digitales que les permitan optimizar su día a día: software para realizar inventarios o para la administración de nóminas; ERP para la gestión diaria del negocio o CRM, para controlar los flujos de ventas, o Business Intelligence, para la gestión de la tesorería.
Entre todas las áreas, la económica-financiera es los que más se aventura a implantar una nueva tecnología, dado el volumen de datos e información que procesan a diario, sobre todo la gestión de tesorería, estrechamente relacionada con la optimización de la liquidez (buscando la disponibilidad de fondos para realizar los pagos necesarios).
De hecho, una de las responsabilidades de los CFO en los últimos años ha sido la de valorar, proponer e instalar nueva tecnología que mejorase el rendimiento diario de sus empleados a cargo, así como permitiese interrelacionar datos entre departamentos.
Centrándonos de nuevo en la tesorería, podemos afirmar que la tecnología ha supuesto un salto cualitativo a la hora de llevar a cabo ciertos procesos, sobre todo porque ha permitido que muchas empresas puedan adaptarse al nuevo mercado, aumentando su competitividad.
Por ello, la tesorería no puede ser administrada como hace 30 años, ni siquiera como hace 10, por todo lo que ha cambiado la gestión empresarial desde entonces: internacionalización de parte de la compañía, apertura a nuevos sectores e incluso una mayor complejidad de los instrumentos financieros.
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Materializando todas estas ideas, podemos afirmar que tecnología y tesorería deben ir de la mano para llevar a cabo, entre otras tareas:
- Extracción de datos de diferentes fuentes, permitiendo que la información se relacione y adquiera un discurso unificado que aporte valor a las decisiones que tomamos. Desde captura de datos bancarios hasta fluctuaciones de valor en el mercado de divisas o avisos sobre cobros y pagos.
- Aviso ante posibles problemas y/o errores que se puedan estar acometiendo, bien sea por fallo humano o de los propios sistemas. Debe tener un detector de ciertos hitos que permita llevar un control de seguridad, así como un sistema de avisos mediante el cual poder solventar la situación lo antes posible.
- Con todos los datos identificados y marcados, pasamos al segundo nivel de la información, centrándonos en los procesos. A través de cuadro de mandos visuales, es posible conocer la gestión de nuestra compañía, así como aquellos aspectos en los que se debe prestar más atención. Por ejemplo, podemos saber si hay un problema con el flujo de caja analizando los informes que nos ofrezcan las distintas herramientas.
Con ello optimizamos el tiempo de los recursos internos, aseguramos la calidad de la información, y aseguramos disponer de la información relevante para optimizar la gestión de tesorería. Además, mejoramos el día a día del departamento y, por ende, de los empleados y de la organización a medio-largo plazo.
Pero, ¿cuáles son las claves para optimizar la gestión de la tesorería en una empresa?
Una vez tienes optimizados tus procesos y definidos los KPI´s (indicadores de medición), es el momento perfecto para que implementes alguna herramienta tecnológica que contribuya a este fin y te permita seguir creciendo.
Uno de los flujos de trabajo en los que más se implantan software es el de pagos y cobros, ya que, asegurar que estas gestiones se realizan de forma correcta, es esencial para la tesorería de una organización. Se puede, por ejemplo, disponer de un sistema que emita facturas de forma automática, que pueda llevar un control de los morosos o que permita firmar documentos de forma digital mediante un método de firma electrónica, agilizando ciertos procedimientos. Hacemos referencia a plataformas basadas en tecnología blockchain, así como a la automatización de procesos.
Por otro lado, la gestión de las operaciones financieras de la compañía en una misma base de datos, con un panel visual que permita visualizar los inputs que nos interesan, es posible gracias al Business Intelligence, ya que permite organizar los datos, convirtiéndolos en información de valor para la toma de decisiones, así como mejorar la estrategia.
Las soluciones BI se pueden integrar con otras, como el Data Mining (Minería de Datos) para realizar búsquedas de tendencias o patrones que ayuden a entender el funcionamiento de ciertos aspectos de la organización. Esto permite a los responsables financieros obtener información de todo tipo como, por ejemplo:
- Cálculo de datos de cada parte del ciclo de gestión de tesorería, desde el pedido al pago, calculando tiempos y costes.
- Cálculo y estimaciones para la elaboración del presupuesto de tesorería: gracias a la compilación de datos provenientes de diferentes departamentos, se pueden realizar informes de previsión, una información muy valiosa de cara a futuras inversiones, por ejemplo.
- Ratios de morosidad: por tipo de clientes, por fecha, etc. Una de las métricas más importantes para la tesorería. Con BI se puede, además, establecer alertas ante impagos imprevistos, evitando así problemas de liquidez.
- Datos, datos y más datos: por departamentos, por empresas auxiliares del mismo grupo, por países, etc. En definitiva, puedes personalizar la cantidad y la forma en la que se te presentan los datos, todo dependiendo de cómo sea tu negocio y de lo que necesites saber para la toma de decisiones.
- Cuadro de mandos dinámicos: la presentación de toda esta información también es importante, ya que muchas veces el mayor problema que tienen las organizaciones es no saber interpretar lo que tienen delante. Un buen CFO se servirá de este tipo de herramientas para validar sus decisiones, así como para hacer una radiografía real de la gestión de la compañía.
Gestión de la tesorería y Business Intelligence: una combinación ganadora
Aunque en el mercado existen diferentes tecnologías para llevar a cabo todo lo que hemos contado hasta ahora, lo cierto es que hay una que es fácil de usar, con un diseño intuitivo y cuyo costo es totalmente asumible para pymes y startups: hablamos de Power BI, la herramienta de Business Intelligence (BI) de Microsoft.
Gracias a los cuadros de mando, los CFO podrán tener información actualizada sobre las principales métricas de la empresa, así como el director general podrá tener controlados los objetivos marcados, ya sea de forma genérica, por unidades de negocio, etc.
Y esto es información esencial, dada la situación de incertidumbre en la que actualmente se mueve el mercado. Desde pymes hasta multinacionales, todas las compañías han tenido que realizar previsiones de flujos financieros que contemplaran diferentes escenarios. Si algo hay que aprender durante una crisis, es a establecer los mecanismos necesarios para no volver a caer en ella.
La tecnología Business Intelligence permite hacer una proyección, basada en datos reales, de nuestros flujos de cobros y pagos, permitiendo saber cómo habría respondido financieramente la empresa en caso de, por ejemplo, haber parado la actividad, aumentar la producción o prescindir de recursos.
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En Outsourthink sabemos lo importante que es que la tecnología esté al servicio de las necesidades de cada negocio. Por ello, llevamos años implantando la herramienta de Power BI para hacer que nuestros clientes tengan una mayor comprensión de los datos de su negocio, permitiendo hacer proyecciones futuras de la gestión de su cash flow y, en definitiva, de la gestión de tesorería.
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