Cada vez son más las pymes y startups que aprovechan las ventajas que ofrecen los programas de gestión de empresas para poder sacar adelante sus negocios. De hecho, es extraño no tener al menos una herramienta que ayude, bien con el temido “papeleo”, con la facturación e incluso con la administración de las nóminas.
Hoy en día, el auge de las tecnologías ha permitido no solo la expansión de los mercados, sino el crecimiento y la diversificación de compañías de cualquier sector. Por eso, se hace cada vez más necesario contar con soluciones tecnológicas que ayuden en la administración y gestión de la empresa.
Y ¿Cómo sé cuál necesito, ¿Cuál sería la que mayores beneficios aportaría a mi negocio? Evidentemente, cada organización cuenta con sus propios procesos, por lo que no hay una respuesta válida para todos. Por ello, a continuación, vamos a dejar un listado con características que deben tener los programas de gestión de empresas para que las tengas en cuenta a la hora de elegir uno.
Características que deben tener los programas de gestión de empresas
>> Gestión integral del departamento en cuestión o del negocio
Aquí, una herramienta como un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales, podría servirte perfectamente para poder llevar la gestión integral de tu empresa. Existen diferentes opciones gratuitas que pueden servirte, sobre todo si tu negocio es una startup, pero no hay que desechar las opciones de pago.
Están las más conocidas, como el ERP de Microsoft, el ERP de SAP o el ERP de Sage; pero también hay compañías que han elaborado su propio sistema de gestión, algunas adaptadas a un sector y otras, tan completas como las marcas antes nombrada.
Un consejo que te damos antes de aventurarte a comprar o implementar un programa de gestión de empresas es que, primero, pongas “en orden” los datos de tu negocio, es decir, que revises a fondo cada proceso. Así, podrás saber cuál es la solución que mejor le viene a tu negocio y adaptarla lo máximo posible.
Porque puede ocurrir que solo necesites un programa de facturación, por ejemplo. Si necesitas ayuda con la auditoría de tu empresa, en Outsourthink te ayudamos.
>> Ofrecen una mayor personalización
Lo principal que debemos tener en cuenta es que incluya diferentes secciones en las que podamos realizar las gestiones para las que necesitamos ayuda. Entre ellas, se incluye:
- Gestión de ingresos y gastos.
- Gestión de tareas y por proyectos (si ya incluye la metodología Agile, genial).
- Módulo de facturación y/o gestión financiera, a ser posible, adaptado a la legislación del país en el que estamos facturando. En caso de no incluirlo en este apartado,
- Módulo de legislación por países, comunidades autónomas, etc.
- Business Intelligence, es decir, que puedas extraer conocimiento de los datos que se presentan, para mejorar así la toma de decisiones.
- Servicio de mensajería interna, para poder comunicarte con otros departamentos de la empresa.
>> CRM
Aunque casi todos los ERPs del mercado tienen un módulo de CRM, puede ocurrir que lo que necesites sea un CRM y no un ERP.
Un CRM, Customer Relationship Management, es un software de Gestión de Relaciones con Clientes. Como su propio nombre indica, sirve para gestionar toda la relación con el cliente, desde oportunidades, documentación, comunicaciones, etc.
El CRM está enfocado en el área de ventas que, a su vez, puede relacionarse también con el de Publicidad y Marketing, ya que la información del cliente es uno de los pilares en los que debe basarse los otros dos departamentos.
Además, para los autónomos, un sistema CRM es muy ventajoso, ya que le permite conocer, y de forma muy visual, el desarrollo de su negocio, identificando, tal y como hemos comentado antes, a sus potenciales clientes. También genera informes personalizados, algo muy útil para el día a día.
>> Diseño e interfaz intuitiva y funcional
Puede parecer algo sin importancia, pero, aunque estés habituado a ver datos a diario y a recibir informes periódicamente, una de las características a tener en cuenta para valorar a los programas de gestión de empresas, es que cuente con un diseño sencillo, visual y que su interfaz sea intuitiva.
¿Esto que quiere decir? Que no dediques más tiempo a averiguar como funciona la herramienta, que a su uso en sí. También es importante que se pueda personalizar, ya que cada empresa cuenta con sus propias tareas y procesos.
>> Multiplataforma
¿A quién no le gusta llevar su empresa siempre encima? Aunque pueda sonar exagerado, que una herramienta de gestión de empresas sea multiplataforma ayuda, y mucho.
No dependerás de un solo dispositivo para poder acceder a la información, podrás actualizar los datos en tiempo real y se agilizan ciertas operaciones, sobre todo aquellas que dependen de varios departamentos. Para compañías que trabajan por proyectos, la opción multiplataforma acelera la ejecución de tareas.
>> Compatibilidad con otras aplicaciones
En un mundo cada vez más interconectado, es necesario que los programas de gestión de empresas también puedan ser compatibles con otras plataformas y sistemas, desde gestores de correo electrónico (como Gmail o Outlook), hasta programas específicos.
>> Actualizaciones gratuitas
Es decir, que se pueda actualizar cuando la plataforma mejore su software o ciertas funcionalidades. Esto es diferente a los planes a medida, en los que tú pagas por lo que necesitas, lo que te permite ahorrar costes, pero contar solo con algunas herramientas y gestión.
Outsourthink te ayuda a elegir el mejor programa de gestión para tu empresa
En definitiva, existen numerosos programas de gestión de empresas entre los que puedes elegir. Lo importante es que sea el adecuado para tu negocio y que se adapte a las necesidades de tu compañía, tanto en los procesos, como con las personas que forman el equipo de trabajo.
Si estás pensando implementar alguna herramienta que transforme los datos en conocimiento, en Outsourthink te recomendamos Power BI de Microsoft, en cuya implementación te ayudamos, tanto a nivel técnico, como en la identificación de tus necesidades reales.