La contabilidad analítica, también conocida como contabilidad de costes, es un instrumento que facilita la toma de decisiones de valor en las empresas. Enmarcada dentro de la contabilidad interna (sin estar sujeta a ninguna regulación), es subjetiva a cada negocio, y se compone de un conjunto de técnicas que sirven para analizar detalladamente la forma en la que se distribuyen los ingresos y gastos (diferenciando por clientes, materiales, departamentos, etc).
Por un lado, podrás conocer los resultados económicos de tu empresa, en qué estado financiero se encuentra y el resultado que arroja; por otro, con esta información podrás tomar decisiones que mejoren la estrategia financiera de la compañía.
¿Cómo se lleva a cabo? Como ya te adelantamos antes, al no haber unos criterios ni regulación establecida, el seguimiento de la contabilidad analítica puede ser:
- Diario: lo que nos permitirá tener una capacidad de respuesta elevada, ya que se detectará cualquier desviación y se podrá solventar de forma rápida.
- Mensual o trimestral: interesante para poder hacer un seguimiento, obteniendo una visión general de la gestión de la organización.
Independientemente de la periodicidad de este seguimiento, tienes que llevar a cabo una serie de procesos: anotación detallada e individual en libros y documentos de contabilidad de todo aquello que puede influir en las finanzas, desde valores, bienes, propiedades, obligaciones, operaciones realizadas, etc); así como la información de costes y gastos.
Un punto clave que muchos clientes nos preguntan ¿es obligatorio llevar una contabilidad analítica? La respuesta es clara, no. Pero, a pesar de no ser algo que se exige, es muy recomendable que plantees hacerla, ya que así tendrás un control del negocio (por ejemplo, si algún proyecto o departamento está generando pérdidas), sobre todo en los entornos actuales de mercado, que son cada vez más competitivos.
También existen otros motivos, como estar planteándote abrir o cerrar un departamento de la empresa, bajar o subir el precio de algún producto o tomar la decisión sobre si lanzar o no un nuevo proyecto. En definitiva, aunque supone un esfuerzo, te merecerá la pena, ya que podrás mejorar la productividad y la eficiencia de tu organización.
¿Cómo se lleva la contabilidad analítica?
Lo primero que tienes que saber son las necesidades de información y análisis que precisa tu empresa (ya sea por el sector al que pertenece, por el tipo de producto o servicio que vende o por su tamaño, por ejemplo). Ya te hemos explicado que para la contabilidad analítica no hay un reglamento establecido y que cada organización lo hace según sus propias casuísticas.
Una vez definido esto, hay que poner en marcha ciertos códigos analíticos, a los que posteriormente se les imputará unos costes e ingresos. La decisión de como serán establecidos estos códigos vuelve a depender de tu empresa, ya que puedes necesitarlo por proyectos, por líneas de negocio, por departamentos, etc.
A continuación, se realiza el cálculo de los costes, de forma desglosada, ya sean fijos (como alquiler de locales u oficinas, suministros e impuestos, entre otros), como variables (transportes o materias primas).
En tercer lugar, se procede, por otro lado, a anotar cada ingreso que reciba el negocio, es decir, todo aquello que facture la sociedad. Tras este paso, se calcula el resultado neto (ganancias obtenidas una vez que se han pagado todos los gastos). Debes hacerlo de forma detallada, tal y como hayas definido al principio (por línea de negocio, por departamento, etc), así podrás conocer la rentabilidad detallada de cada proyecto, producto o proceso.
Contabilidad analítica vs contabilidad financiera
Puede ser que hayas escuchado o leído que la contabilidad analítica y la contabilidad financiera son lo mismo. ERROR. Ambas aportan información de valor a la empresa, ambas extraen datos financieros y económicos de proyectos y procesos del negocio, pero tienen sus diferencias.
La primera, es que la contabilidad financiera SÍ es obligatoria, ya que está regulada por el Plan General de Contabilidad, mientras que la contabilidad analítica NO es obligatoria y depende de la propia compañía el realizarla o no.
La segunda diferencia, es que la contabilidad financiera hace un análisis más general de los estados financieros, mientras que la analítica divide el negocio y analiza la distribución de ingresos y gastos a nivel detalle.
En tercer lugar, la contabilidad financiera tiene un carácter anual o trimestral, mientras que la analítica puede ser mensual, quincenal e incluso diaria, realizando un seguimiento más diario del negocio, permitiendo solventar cualquier desviación que se produzca.
La contabilidad analítica, por tanto y a modo de resumen, no es de carácter obligatorio pero sí es recomendable. Existen diferentes herramientas de software que te ayudarán a extraer datos de valor para poder tenerla al día, aunque lo importante es definir, en primer lugar los procesos que hay que analizar.
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